Empresas do agronegócio lidam com operações que podem envolver diferentes unidades, cadeias de fornecimento, obrigações fiscais, movimentações financeiras e necessidades constantes de controle.

Nesse contexto, decidir entre manter processos internamente ou contratar uma empresa especializada exige uma análise que vai além do preço do serviço.

Essa avaliação é conhecida no ambiente empresarial como make or buy: fazer internamente ou contratar externamente. O objetivo não é simplesmente reduzir a equipe, mas identificar qual modelo oferece mais segurança, eficiência e capacidade de gestão para o negócio.

1. Avalie o custo total da operação

O primeiro critério é comparar o custo real de manter os processos internamente com o investimento necessário para terceirizá-los. A análise deve considerar salários, encargos, treinamentos, sistemas, infraestrutura, atualização técnica, substituições e tempo dedicado pela liderança à supervisão da área.

Uma estrutura interna aparentemente mais econômica pode gerar custos indiretos relevantes quando depende de poucas pessoas, utiliza sistemas desconectados ou exige retrabalho constante. Por outro lado, a terceirização precisa apresentar um escopo claro, compatível com a complexidade e o volume da operação.

2. Identifique os riscos fiscais e contábeis

Quanto maior a complexidade da empresa, maior a necessidade de controles consistentes.

Falhas em apurações, classificações, conciliações, registros ou entregas fiscais podem comprometer a conformidade e dificultar a tomada de decisões. Em empresas do agronegócio estruturadas como pessoa jurídica, esses riscos podem crescer conforme aumentam o faturamento, as operações interestaduais, as exportações ou a quantidade de estabelecimentos.

A terceirização deve ser considerada quando a empresa percebe dificuldade para acompanhar mudanças, revisar procedimentos ou manter informações confiáveis dentro dos prazos necessários.

3. Analise a capacidade da equipe interna

A empresa possui profissionais suficientes para executar, revisar, acompanhar e validar os processos? Quando todo o conhecimento fica concentrado em uma única pessoa, ausências, desligamentos ou sobrecarga podem afetar a continuidade da operação.

Também é importante avaliar se a equipe está ocupada apenas com atividades operacionais e sem tempo para analisar indicadores, apoiar a gestão e antecipar riscos. Nesses casos, a terceirização completa ou parcial pode liberar a estrutura interna para funções mais estratégicas.

4. Defina SLAs e responsabilidades

Antes de contratar um fornecedor, a empresa deve estabelecer acordos de nível de serviço, os chamados SLAs. Esses acordos precisam definir prazos, responsáveis, documentos necessários, canais de comunicação, rotinas de validação e procedimentos para situações críticas.

Também é essencial esclarecer quais atividades continuarão sob responsabilidade da empresa. Além disso, terceirizar um processo não significa deixar de acompanhar sua execução. A qualidade da parceria depende da clareza sobre o papel de cada parte.

5. Acompanhe indicadores de desempenho

A terceirização deve produzir resultados que possam ser acompanhados. Entre os indicadores possíveis estão o cumprimento de prazos, o número de correções, o tempo de resposta, a qualidade das conciliações, a disponibilidade das informações e a redução de retrabalhos.

Os indicadores ajudam a verificar se o fornecedor está contribuindo para uma operação mais organizada, segura e previsível. Sem acompanhamento, a empresa corre o risco de apenas transferir tarefas, sem melhorar efetivamente a gestão.

6. Verifique tecnologia e integração

Processos financeiros, fiscais e contábeis dependem da qualidade das informações recebidas, por isso, é necessário avaliar se os sistemas utilizados pelo fornecedor conseguem se integrar à realidade da empresa, organizar documentos, manter históricos e facilitar o acompanhamento das rotinas.

A tecnologia deve reduzir atividades manuais e aumentar a rastreabilidade. Porém, fique atento, nenhum sistema substitui processos bem definidos, revisões técnicas e comunicação entre as equipes.

7. Avalie a governança do fornecedor

O fornecedor deve apresentar capacidade técnica, processos estruturados, segurança das informações e responsáveis claramente definidos. É importante entender como são realizadas as revisões, como os riscos são comunicados e com que frequência acontecem as reuniões de acompanhamento.

Uma parceria consultiva além de executar tarefas, deve ajudar a empresa a interpretar informações, identificar oportunidades de melhoria e tomar decisões com maior segurança.

Quando a terceirização faz sentido?

A terceirização tende a ser considerada quando a empresa enfrenta sobrecarga interna, crescimento da complexidade, dificuldade para contratar especialistas e lideranças, falta de indicadores ou necessidade de fortalecer sua conformidade.

A decisão pode envolver todos os processos ou apenas determinadas atividades, mas uma coisa é certa, o modelo ideal será aquele que combinar conhecimento interno, apoio especializado e governança.

Na Bonsenhor Contabilidade, empresas encontram acompanhamento consultivo para organizar seus processos e tomar decisões com mais segurança.

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