Você já ouviu falar no Programa 5S? Uma metodologia japonesa, com mais de 60 anos, que até hoje funciona muito bem, quando implementada da forma correta!
Este nome se deu, porque o Programa 5S abrange 5 nomes que começam com S na sua língua de origem, são elas: Seiri (Classificação/Utilização), Seiton (Ordem/Organização), Seiso (Limpeza), Seiketsu (Padronização) e Shitsuke (Disciplina).
A princípio, o motivo para sua criação foi mobilizar, motivar e conscientizar toda a empresa para a Qualidade Total, permitindo maior produtividade, segurança, clima organizacional e motivação dos profissionais.
Apesar de uma metodologia antiga, vale muito a pena implementar na sua empresa nos dias atuais, incluindo o digital! Quer saber como? Continue esta leitura comigo!
O que é o 5S?
Vamos direto ao ponto, entender o que cada S significa!
1. Seiri: Senso de Classificação/Utilização.
Esta etapa do Programa 5S, traz como objetivo tornar o ambiente físico e digital mais útil e menos poluído, definindo o que é essencial para o ambiente e o que não é.
Para isso, é necessário classificar os objetos, materiais, arquivos e até as pastas digitais, de acordo com a frequência com que são utilizados e assim, realocá-las ou colocá-los em uma área de descarte corretamente organizada (reciclagem, doação, venda, etc).
A ideia aqui, é obter um ambiente estruturado de acordo com as principais necessidades de cada empresa.
Pro exemplo, imagine que enquanto você classifica os objetos, você percebe que possui 5 canetas azuis. Você realmente precisa de 5 canetas da mesma cor? Você utiliza as 5 ao mesmo tempo? A resposta com certeza será não. Por isso, você deverá realoca-las para uma área de estoque/dispensa.
Percebe que esta atitude, fará com que os objetos diminuam em sua mesa, havendo uma limpeza visual e que também haverá uma economia, pois se alguém precisar de caneta, não será necessária a compra, pois terá um estoque com todas as canetas extras? Veja como esta etapa é boa não só para os olhos, mas também para o bolso!
2. Seiton: Senso de Ordem/Organização
Depois que com os materiais estiverem devidamente classificados, é hora de organizá-los em seu devido lugar.
Mas antes de ir para a prática, é necessário definir previamente, onde cada objeto deve ficar, os objetos que são utilizados com menos frequência, mais longe e os objetos que são utilizados com mais frequência, mais perto.
Por exemplo, defina onde a caneta deverá ficar. De 1 a 5, sendo que 1 é pouquíssimo e 5 é muito, você a utiliza com que frequência? Se a resposta for 5, você a colocará na primeira gaveta ou deixará ela em cima da sua mesa, em um organizador.
Agora, se for um carimbo e você o utiliza uma vez por semana no máximo, você deve colocá-lo mais distante de você.
E etiquetar seus materiais, também é muito importante nesta etapa! Pense que você foi para uma reunião e levou sua caneta, mas ao sair, esqueceu sua caneta lá na sala de reunião.
Você provavelmente nunca mais iria buscá-la (sequer lembraria que esqueceu lá), acumulando canetas na sala. E além disso, acabaria por pegar outra caneta no estoque. Mas se estiver dentro do padrão do Programa 5S, com o seu nome, outra pessoa pode ver e devolver! Economia!
Também é possível realizar esta atividade no meio digital. Por exemplo, se a calculadora digital é utilizada todos os dias, é importante que você deixe em um lugar fácil de acessar, como a área de trabalho do seu computador.
Já a pasta do cliente que você utiliza uma vez por semana, o ideal é que ela fique em uma pasta específica para clientes, e não no desktop.
A ideia é facilitar as atividades, pois aqui possuímos economia de tempo ao encontrar com facilidade o que você precisa, deixando sua mente focar no que realmente importa, ao invés de focar em procurar tal objeto.
3. Seiso: Limpeza e Saúde
A terceira etapa do Programa 5S, parece bem óbvia, pois compreende a limpeza do ambiente, mas não é apenas isto.
Aqui também é importante averiguar e tentar extinguir as atividades que causam desconforto, como sujeira, mal cheiro, barulho, acúmulo de lixo e até a iluminação, se está em falta ou em demasia no local.
E não esqueça de incluir a temperatura como item a ser averiguado, é muito difícil trabalhar em um lugar muito quente ou muito frio.
Um exemplo é, na hora do café, você utiliza copinhos de plástico? Se sua equipe for de 50 profissionais, em 1 dia o pacote de copinhos já acabou!
Além de acumular lixo, há um gasto de plástico, prejudicando o meio ambiente, sem nem falar financeiramente.
Que tal substituir por canecas padronizadas?
Se compradas em grande quantidade, certamente terá um bom desconto! (E como estamos no senso de limpeza, após utilizada, cada um lava a sua! Regra básica de limpeza: sujou, limpou!)
Apesar de parecer uma troca cara, pense a longo prazo, o quanto será economizado com a compra de copinhos plásticos em 1 ou 5 anos?
O parâmetro a ser utilizado aqui é causar um ambiente que gere satisfação nos profissionais que nele trabalham.
A própria psicologia diz que um ambiente limpo, silencioso e com um belo odor, são mais gostosos de trabalhar e te fazem produzir mais!
4. Seiketsu: Senso de Padronização
Aqui está uma etapa muito importante do Programa 5S e que não deve ser menosprezada.
Entenda que padronizar e facilitar e economizar!
Por exemplo, o que é essencial para as mesas do seu escritório? Um porta objetos com uma caneta, um lápis e uma borracha, o computador, teclado e mouse? Então este deve ser o padrão.
Bem como padronizar gavetas, armários, processos e atividades, vestimentas, etc.
Nesta etapa, é importante pensar em constantes melhorias para o ambiente, incluindo definir quem são os responsáveis pela continuidade das ações.
Aliás, você sabe que precisa ter uma continuidade, né? Fica entre nós, mas você com certeza já arrumou seu guarda-roupas alguma vez e não demorou muito para a bagunça reinar nele novamente!
Padronizar significa decidir apenas uma vez e dizer sim ou não. Por exemplo, está decidido que está permitido apenas 1 caneta azul na mesa, então ao se deparar com alguém lhe oferecendo uma caneta azul, você sabe que deve negar, ou colocá-la no estoque.
Veja por este lado, não precisar decidir pequenas coisas, evitará que você tenha fadiga de decisão, o que acarretará em mais decisões assertivas em outras áreas e assim, maior produtividade.
Outro ponto muito importante da padronização, são em processos, sua equipe faz a mesma atividade de formas diferentes, padronize! Registre a melhor e mais correta forma de realizar tal processo. Acredite, você evitará ter que ensinar mais de uma vez, além de evitar erros e por consequência, evitará dores de cabeça com clientes e multas!
Mas lembre-se, é importante ter uma equipe para a gestão da continuidade, porque uma decisão pode ser a melhor agora, mas não a melhor daqui 1 ou 2 anos.
5. Shitsuke: Disciplina
Imagine o Programa 5S como um sistema de engrenagens, ela pode funcionar por um tempo, mas só com disciplina, ela funcionará para sempre.
Ou seja, com disciplina, a melhoria será contínua, se tornará não só um programa ou metodologia, mas um estilo de vida.
Afetará positivamente na vida dos seus profissionais, dentro e fora da empresa, sem considerar a saúde de cada um, que terá muito mais qualidade!
Ter disciplina é saber o que tem que ser feito e fazer, sem ninguém precisar cobrar.
Qual a sua importância?
Se você me acompanhou nesta leitura até aqui, você já deve ter entendido a importância do Programa 5S na sua empresa e na sua vida.
Esta metodologia trará mais qualidade de vida, menos cansaço, mais produtividade, menos estresse, mais clima organizacional, menos problemas para o meio ambiente, mais consciência, menos gastos desnecessários, etc.
Acredito fielmente que implantar este programa na sua empresa será muito importante, até mesmo nos dias de hoje, onde o Brasil possui o maior número de ansiosos do mundo e onde o número de deprimidos só aumentam.
Além disso, a qualidade do seu produto/serviço aumentará! Sem nem falar do passo a frente que está dando, caso queira conquistar a Certificação ISO:9001.
Como implementar o 5S na minha empresa?
Para implantar o 5S na sua empresa, será necessário criar uma Equipe 5S, se possível, 5 pessoas e busque selecionar uma pessoa de cada departamento.
Realize um treinamento bem detalhado para estas pessoas, de modo a capacitá-las para orientar as demais pessoas.
Também será necessário realizar um manual de procedimento, onde estabelece todas as “regras”, faça isto de forma colaborativa, com a Equipe 5S. Nós vamos deixar um manual disponível para você baixar e adaptar à sua empresa, aqui.
Após todas as questões estarem de acordo, estabeleça um dia de largada e reserve o dia todo para esta atividade. Sério, você vai notar que possui muita coisa na sua empresa! Avise a equipe com antecedência e marque na agenda!
No dia, tenha disponível vários sacos de lixo e caixas para separar o que vai para doação, venda, etc.
Inicie o dia apresentando o Programa e o manual para toda sua equipe, logo depois, coloquem a mão na massa junto, seguindo as etapas do 5S: Utilização, Organização, Limpeza, Padronização e Disciplina!
Como motivar sua equipe a seguir o Programa 5S?
Este é um ponto muito importante e é aqui que entra a gamificação!
Pontuar e reconhecer as boas atitudes e exemplos, e recompensá-los por isto.
Aqui na Bonsenhor Contabilidade, nós incluímos o Programa 5S no Profissional Destaque, onde todo mês o RH recebe as pontuações da Equipe 5S e lança os pontos no Profissional Destaque.
Quem atingir mais pontos (este Programa de Reconhecimento contempla outras áreas além do 5S), recebe o título de Profissional Destaque do Mês, além de concorrer ao Profissional Destaque do Ano, o qual ganha um prêmio muito bom!
Agora que você conhece as vantagens do programa 5s e como implementar em sua empresa, reúna sua equipe e alcance um diferencial a mais no seu negócio, ah, e não esqueça de baixar nosso manual do 5S, é só clicar aqui.
Além de tornar sua empresa mais competitiva no mercado, sua equipe estará mais produtiva.
Para uma abordagem mais ampla e sobre a gestão da sua empresa, conte conosco, afinal, nós da Bonsenhor Contabilidade, possuímos um setor voltado para a Consultoria Empresarial, onde nossos especialistas te auxiliaram nas melhores práticas para o seu negócio, para saber mais, é só clicar aqui.
